Einfache Zeiterfassung für die Leistungsverrechnung mit Office365

Einfache Zeiterfassung für die Leistungsverrechnung mit Office365

Für die Tätigkeiten in Projekten oder für kostenpflichtige Serviceleistungen steht oft nur ein begrenztes maximales Zeitkontingent zur Verfügung. Eine schnelle und einfache Zeiterfassung ist der Schlüssel für ein einfaches Controlling, unkomplizierte Leistungsnachweise und die problemlose Weiterverrechnung an Kunden oder andere Abteilungen.

Ein wiederkehrendes Problem für alle Serviceabteilungen ist die Erfassung kostenpflichtiger Leistungen und die Erbringung von Leistungsnachweisen. Werden Arbeitszeiten erfasst, so ist oft keine Zuordnung zu spezifischen Serviceanfragen oder Kunden möglich. Und ist ein Zeiterfassungssystem eingeführt, so müssen Mitarbeiter ihre Zeiten für einen Servicevorgang oft separat vom eigentlichen Berarbeitungsvorgang in einem eigenen Tool erfassen. Dies erfordert Mehrfacheingaben und gehört nicht ohne Grund zu den weniger beliebten Tätigkeiten der Servicemitarbeiter.

Zeiterfassung in der Serviceabteilung

Ein kleines Add-On für Office 365 kann hier schon Abhilfe schaffen. Am Beispiel eines Ticketsystems für eine IT-Serviceabteilung wird hier gezeigt, wie sowohl die Stundenverwaltung als auch die Zeiterfassung für eine Tätigkeit direkt in die Bearbeitungsformulare für einen Supportfall integriert werden:

Diese Integration ist grundsätzlich möglich in alle auf Office365/SharePoint Online basierenden Anwendungen und Verwaltungslisten, zum Beispiel auch in einer Projektverwaltung in Form einer Projektzeiterfassung.

In diesem Beispiel werden die maximal für einen Supportfall verfügbaren Stunden – das Stundenkontingent oder Stundenbudget – bei Ersterfassung im Formular eingetragen. Das entsprechende Feld kann für alle, außer für Projekt- oder Teamleitung, schreibgeschützt werden.

Beim Durchführen der eigentlichen Tätigkeit erfasst der Bearbeiter die Arbeitsschritte im Formular und ebenso die dafür benötigte Zeit. Automatisch erfolgt die Berechnung der bereits verbrauchten Stunden und eine Anzeige der noch verfügbaren Stunden, sobald die aktuellen Stunden im entsprechenden Feld eingetragen worden sind.

Arbeiten mehrere Personen an einem Supportfall und nehmen Einträge im Formular vor, wird dies bei der Berechnung der verbleibenden Stunden berücksichtigt.

Start/Stop-Button

Wem das Eintragen der Stunden zu mühselig erscheint, der kann auch per Start- und Stop-Button bequem die Zeit messen lassen, die während der Bearbeitung einer Aufgabe vergeht.

Auch interessant:  Praxisnahe Einführung von Microsoft Teams und Planner

Nach Beendigung der Tätigkeit wird der Button erneut geklickt, und die verbrauchte Zeit wird entsprechend im Formular eingetragen. Das Formular kann zwischendurch gespeichert werden (z.B. um den Status zu ändern oder eine Notiz zu erstellen), die Zeitmessung endet erst, wenn der Button erneut geklickt wird.

Wird das Formular durch Abbruch geschlossen, so wird die bis dahin gemessene Zeit nicht im Formular eingetragen. Sie erscheint lediglich in der Timetracking-Liste aller Vorgänge, für die die Zeit gemessen wurde.

Ein Eintrag in dieser Liste wird gelöscht, wenn das zugehörige Formular durch Speichern geschlossen wird und vorher der Zeiterfassungsvorgang per Button beendet wurde. So wird ein endloses Anwachsen der Liste verhindert.

Einfacher Leistungsnachweis für Verrechnung

Als Leistungsnachweis kann die Projektleitung eine Übersicht über alle Tätigkeiten und die dafür bereits angefallenen Stunden abrufen, auch getrennt zum Beispiel nach Kunden oder verwalteten Kostenstellen.

Auch ist es einzelnen Bearbeitern möglich, ihre Gesamtstunden auf einen Blick zu ermitteln. Für weitere Berechnungen kann diese Liste auch nach Excel exportiert werden.

 

Sprechen Sie uns an, wenn Sie eine schnelle und einfache Lösung für Ihre Zeiterfassung benötigen. Gerne erläutern wir die Lösungsmöglichkeiten in einem persönlichen Gespräch oder Webcast.

Vielen Dank für Ihre Mitteilung! Gerne setzen wir uns mit Ihnen in Verbindung.
Sorry, an error has occured.
 
Kommentare

Bisher keine Kommentare

Hinterlassen Sie eine Antwort