CUP&CINO – Rechnungseingangsverarbeitung

Das international tätige Kaffeeunternehmen CUP&CINO Kaffeesystem-Vertrieb GmbH & Co. KG beschäftigt sich seit 1995 mit Produkten und Dienstleistungen rund um den Genuss von Kaffeespezialitäten. Für die eingehenden Rechnungen wurde nun ein System zur effizienten Verarbeitung gesucht. Die Wahl fiel auf eine Lösung der Locatech IT Solutions auf Basis von SharePoint Online.

Anforderung

Der Kunde wünschte sich ein System, das es ermöglicht, eingehende Rechnungen elektronisch zu erfassen, in mehreren Schritten prüfen und freigeben zu können und an einer zentralen Stelle aufzubewahren. Die einzelnen Schritte sollten nur in logischer Abfolge möglich sein, wobei alle Beteiligten über den jeweiligen Stand der Rechnungsfreigabe informiert sein sollten. So sollte vermieden werden, dass mehrere Kopien einer Rechnung zwecks Prüfung durch unterschiedliche Instanzen im Unternehmen zirkulieren.

Herausforderungen

Mit Bereitstellung der Rechnung in die Rechnungsbibliothek soll diese nur für einen eingeschränkten Personenkreis sichtbar sein. Die zuständigen Mitarbeiter verteilen dann die Belege. Dabei wird unterschieden, ob die Berechtigungen für eine Rechnung für die Prüfer und Freigeber erweitert werden oder, im Fall vertraulicher Rechnungen, auf Einzelberechtigungen eingeschränkt werden.

Da die Plattform SharePoint Online die Benachrichtigungsfunktion nur unterstützt, wenn entsprechende Rechte gegeben sind, musste die Benachrichtigung der jeweils Zuständigen über eine Portalseite gelöst werden: Für eine solche Seite kann ungeachtet der Berechtigungen ein zeitgesteuerter Flow eingerichtet werden, der z.B. den Link zur Übersicht aller Rechnungen im System täglich an die Prüfer und Freigeber versendet. Die Beteiligten informieren sich dann proaktiv über den Status der Rechnungen, die in ihren Zuständigkeitsbereich fallen, und bearbeiten diese bei entsprechendem Status.

Ergebnis

Die Lösung wurde von uns mit Hilfe von Formularen auf Basis von SharePoint Online realisiert.

Per Post eingehende Rechnungen erhalten einen Eingangsstempel und werden anschließend gescannt und an ein festgelegtes E-Mail-Postfach geschickt. Aus diesem Postfach werden sie automatisch von SharePoint in das Rechnungsverarbeitungsprogramm übernommen, mit einem Online-Formular zur Erfassung aller relevanten Angaben verknüpft und der Finanzbuchhaltung zugewiesen. Dort werden die Metadaten (Kreditorennummer, Firmierung, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Betrag, Zahlungsziel, Rechnungseingangsdatum) im Formular erfasst und die Rechnung bzw. das zugeordnete Formular auf den entsprechenden Status für die sachliche Prüfung gesetzt.

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Die Rechnung selbst nebst Formular wird dabei nicht von einer Prüfinstanz zur nächsten weitergeleitet: Die gescannte Datei verbleibt samt dem ihr zugeordneten Formular in der entsprechenden SharePoint-Bibliothek, und die Änderung des Status und somit Weitergabe an die nächste Prüfinstanz erfolgt durch Klick auf eine entsprechende Option („nicht erfolgt“, „ja“ und „nein“) durch die Vorinstanz.

Die jeweils neu Zuständigen können aus dem täglich versendeten Übersichtslink den Status „ihrer“ Rechnungen ersehen und wissen, dass sie zur Weiterbearbeitung auf die Datei zugreifen können.

Im Anschluss an die sachliche Prüfung mit den entsprechenden Eintragungen in dem der Rechnung zugeordneten Formular erfolgt in einem weiteren Schritt durch Button-Klick die Freigabe. Hier ist zu beachten, dass für eine Prüfinstanz immer nur die relevanten Daten editierbar sind, d.h. ohne höhere Rechte kann ein Freigeber die Eingaben des sachlichen Prüfers nicht verändern – dies wurde im Formulardesigner implementiert.

Danach geht die Zuständigkeit für die Rechnung wieder an die Finanzbuchhaltung. Falls auffällt, dass im zugehörigen Formular Einträge nicht korrekt oder unzureichend vorgenommen wurden, kann die Rechnung durch Statusänderung an die entsprechende Prüfinstanz zurückgegeben werden. Auch hier wird der Vorgang durch Klicken auf die entsprechende Option direkt aus dem Rechnungsformular heraus ausgelöst.

Sind alle Angaben vollständig und korrekt und sämtliche Freigaben erteilt, leitet die Finanzbuchhaltung die Zahlung ein, und die Rechnung wird archiviert.

Das sagt der Kunde:

„Wie viele Unternehmen wurden auch wir von der Pandemie überrascht und schnell vor neue Herausforderungen gestellt. Da wir kurzfristig fast die komplette Verwaltung ins Home Office geschickt haben, war zu dem Zeitpunkt die größte Herausforderung, die eingehenden Rechnungen in digitalisierter Form zu verarbeiten. Sprich verteilen, prüfen, freigeben, buchen und anschließend archivieren.

 Locatech IT Solutions hat uns via SharePoint Online eine leicht zu bedienende, verwaltungsarme und gut nachvollziehbare Eingangsrechnungsverarbeitung realisiert. Dabei ist besonders die schnelle und unkomplizierte Kommunikation sowie die konstruktive und lösungsorientierte Umsetzung hervorzuheben.“

 

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