Asset Management System (Inventarverwaltung) für Niederländische Gesellschaft für Physiotherapie (KNGF)

Die Koninklijk Nederlands Genootschap voor Fysiotherapie (KNGF) ist der Berufsverband von und für Physiotherapeuten in den Niederlanden. Die KNGF fördert die Qualität des Physiotherapieberufs und die Interessen von fast 19.000 angeschlossenen Physiotherapeuten. Der Verband besteht aus 13 Fachverbänden und verwaltet das Qualitätsregister Physiotherapie NL (KRF NL) mit mehr als 27.000 registrierten Physiotherapeuten. 

Anforderungen

Gesucht wurde von der KNGF ein Asset Management Tool, das sich durch hohe Benutzerfreundlichekeit und einfache Bedienung auszeichnet. Die Übersicht über alle eingepflegten Assets sollte nach Kategorien erfolgen (Telefon, Simkarte, Laptop, Tablet), für jeden Eintrag sollten Felder wie ID, NutzungsstatusSeriennummer, Kaufdatum etc. verfügbar sein. 

Das Tool sollte auch mit einem Ticketsystem/Helpdesk integriert werden, so dass bei eingehenden Tickets und Benutzeranfragen die dem Benutzer zugeordneten Assets direkt angezeigt werden, um die Ticketbearbeitung zu vereinfachen und zu beschleunigen.

Die Benutzer werden in einem Azure-AD verwaltet. Ein komfortables Suchen nach Benutzern und deren Assets in beide Richtungen sowie nach Kriterien (“Zeige alle Benutzer, denen ein Drucker zugeordnet ist”) sollte ebenfalls möglich sein. Ebenso sollte es möglich sein, Dokumente hochzuladen und zu verlinken, und diese mit Assets zu verknüpfen. 

Eine wichtige Zusatzanforderung waren speziell angepasste Benachrichtigungen, z.B. wenn die Garantie oder ein Leasingvertrag für ein Objekt abläuft, oder wenn ein Nutzer das Unternehmen verlässt und seine Arbeitsgeräte zurückgibt, so dass entsprechende Maßnahmen ergriffen werden können. 

Schließlich sollte das System in einer sicheren Cloud-Lösung umgesetzt werden und über eine Webbrowser-Oberfläche zugänglich sein.

Herausforderungen

Für die gewünschte Benutzersuche in der Microsoft Cloud-Lösung Office 365 – ab 2020 “Microsoft 365” – musste berücksichtigt werden, dass bei einer normalen SharePoint-Suche alle Informationen auf einer Unternehmenswebsite durchsucht werden und dadurch ggf. sehr viele zunächst nicht relevante Treffer aus unterschiedlichsten Listen/Bibliotheken und Dokumenten gefunden werden, von denen nicht alle zielführend sind. Entsprechend war es notwendig, die Suchfunktion um eine spezialisierte Suche zu erweitern, die auf die Asset-Bibliothek beschränkt ist.

Für die Integration des Asset Management Systems mit dem Ticketsystem musste eine Schnittstelle mit Formularanpassungen und formularbasierten Suchabfragen an die Asset Management-Lösung umgesetzt werden. 

Bezüglich der gewünschten Benachrichtigungen mussten individuelle Benachrichtigungen konfiguriert werden, die über die Standardbenachrichtigungen von Office 365 hinausgehen und die über einen konfigurierbaren Zeitplan nur dann versendet werden, wenn die Fälligkeitskriterien und Fälligkeitstermine eingetreten sind 

Ergebnis

Mit der erweiterbaren Ticketsystemlösung LTRS 365 erhielt der Kunde ein einfach zu bedienendes und durch Konfiguration anpassbares System. 

Hierzu wurde ein Asset Management-System auf Basis von Office365-Standardlisten und -funktionen realisiert. Die Formulare des Ticketsystems wurden mit zusätzlichen Reitern ausgestattet, um die einem Benutzer zugeordneten Assets direkt im Ticket anzuzeigen.  

Die erweiterte Suchfunktion beschränkt die Suche auf die Felder der Asset-Bibliothek und verfügt über ein Content Editor-WebPart mit einem Eingabefeld, mehreren Buttons für die durchsuchbaren Felder und hinterlegtem JavaScript-Code für die erforderlichen Abfragen.  Der Benutzer kann den Suchbegriff in das Eingabefeld eingeben und erhält per Knopfdruck unmittelbar eine parametrisierte Suchergebnisseite mit den gewünschten, auf das Asset Management gefilterten Suchergebnissen. 

Dank der im LTRS integrierten Zeitplaner-Funktion konnten zudem benutzerdefinierte Benachrichtigungen beliebig konfiguriert werden.

Im Ergebnis wurde so auf Basis eines fertigen Ticketsystem-Produkts und einer auf Standardbausteinen basierenden konfigurierten Asset Management-Lösung mit kompaktem Aufwand eine benutzerfreundliche Unternehmenslösung für die IT-Abteilung der KNGF geschaffen.  

Das sagt der Kunde

“Our asset management system was not ideal and most of the solutions were not customizable enough to our needs. We then came across Locatech and decided to have a custom asset management system built that is just right for us. We know this was the right choice because working with Locatech has been very pleasant. They have not only helped us with our asset management problem, but they have also helped fix numerous problems in our existing systems. I would very much recommend working with Locatech!”

Lina Seljogi

Medewerker ICT