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Enterprise Content Management und Dokumentenmanagement mit SharePoint und Office365

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Sie nutzen bereits Microsoft SharePoint oder Office365 oder planen die Nutzung? Und Sie benötigen ein vollwertiges Dokumentenmanagement (DMS) bzw. Enterprise Content Management (ECM)? Viele verbinden mit den Microsoft-Plattformen die Möglichkeit, Dokumente abzulegen, aber meist ist unklar, wie SharePoint oder SharePoint Online (Office365) ohne weitere teure Software-Lizenzierungen als vollwertiges und umfassendes DMS genutzt werden kann. Auch ist die Benutzeroberfläche nach einer Standardinstallation von SharePoint nicht optimal eingestellt, und einfache Dokumentmanagementfunktionen sind häufig versteckt und umständlich zu Weiterlesen

Verträge haben in Unternehmen eine strategische Bedeutung. Gerade in größeren Organisationen werden Verträge häufig in verschiedenen Abteilungen oder gar unterschiedlichen Gesellschaften verwaltet. Oftmals ist nicht transparent ersichtlich, welche Verträge für welche Unternehmensbereiche gültig sind, ob Verträge mit gleichen Lieferanten zu unterschiedlichen Konditionen abgeschlossen wurden, welche geplanten oder tatsächlichen Kosten mit Verträgen verbunden sind oder wann welche Verträge nachverhandelt oder gekündigt werden können. In einer Reihe von Projekten konnten wir größere Vertragsmanagement-Systeme auf Basis von Microsoft Weiterlesen

Nur wenige Organisationen können sich mit einem Klick einen aktuellen Überblick über die eigenen Verträge verschaffen. Dabei verwalten selbst kleine Unternehmen oft eine Vielzahl vertraglicher Vereinbarungen. Bei Branchen wie Versicherungen oder Banken sind Verträge der Grundpfeiler des Geschäftsmodells. Ein Überblick über wesentliche Vertragsinformationen wie Laufzeiten oder Kündigungsfristen ist von enormer Bedeutung, um Vertragsrisiken, aber auch Chancen, realistisch einschätzen zu können. Oft liegt die eigentliche Herausforderung bei der Einführung eines zentralen Vertragsmanagements in der Planung, Organisation Weiterlesen

Die Konfiguration von Microsoft SharePoint als einfaches Dokumentenmanagementsystem ist schnell erledigt. Im Wesentlichen legen Sie eine oder mehrere Dokumentbibliotheken an, entscheiden, ob Sie eine Dokumentversionierung aktivieren, ob Dokumente ein- und ausgecheckt werden müssen, und legen ggf. einen Genehmigungs- oder Prüfworkflow fest. Auch können Sie in einer Dokumentbibliothek Unterordner verwalten. Oft übersehen wird aber die in SharePoint 2010 Möglichkeit, so genannte Dokumentenmappen einzurichten und damit quasi digitale Aktenordner abzubilden.  SharePoint 2010 bietet mit den Dokumentenmappen (Document Weiterlesen

Eine Einschränkung bei der Arbeit mit mehrsprachigen SharePoint-Websites sind Auswahllisten, zum Beispiel für die Erfassung von Kategorien, Status o.ä.. Im Gegensatz zu Listenbezeichnungen und Spaltentiteln können diese nämlich nicht automatisch in einer anderen Sprache angezeigt werden, wenn Benutzer aus unterschiedlichen Sprachregionen gemeinsam auf einer SharePoint-Webseite arbeiten. Ein recht eleganter Weg, Auswahllisten wirklich mehrsprachig umzusetzen, besteht in der Verwendung von verwalteten Metadaten oder auch so genannten Taxonomiefeldern. Diese können zentral in SharePoint (auch in SharePoint Online/Office365) Weiterlesen