Ressourcenplanung über integrierte Apps

Ressourcenplanung über integrierte Apps

Es gibt verschiedene Szenarien, in denen es hilfreich ist, wenn man über einen online verfügbaren Kalender die zeitliche Verfügbarkeit von Personen/Ressourcen einsehen und die gewünschten Zeitfenster direkt buchen kann: Für die Planung bestimmter Aufgaben oder Projekte kann es zum Beispiel notwendig sein, mehrere Personen einzubeziehen und einen gemeinsamen Termin zu finden. Oder Kunden/Interessenten möchten eine Beratung buchen. Oder in einem Handwerksbetrieb muss der Einsatz der einzelnen Arbeitskräfte für unterschiedliche Aufträge koordiniert werden.

 

Wir wollen in diesem Artikel verschiedene Apps vorstellen und vergleichen, die Sie für solche Planungen einsetzen und in einer Microsoft 365-Umgebung integrieren können.

In Microsoft Teams lassen sich verschiedene Kalender zu einem Kanal hinzufügen:

Der klassische Kanalkalender von Microsoft hat den Nachteil, dass die geblockten Zeiten immer mit dem initiierenden Benutzer angezeigt werden, was ihn als Planungsübersicht ungeeignet macht. Da die anderen an einem Termin oder einer Aufgabe Beteiligten nicht angezeigt werden, sehe ich also nicht auf einen Blick, wer für den „Job“ eingeplant ist und wie es insgesamt um die zeitliche Verfügbarkeit der Ressourcen steht.

Eine andere Umsetzung bietet der kostenpflichtige Kalender Pro von Witivio. (Für bis zu drei Ressourcen ist die App kostenfrei verfügbar, darüber hinaus fällt eine monatliche Gebühr von 0,99€ pro Ressource an.) In diesem Kalender können verschiedene „Ressourcen“ eingepflegt und in einer Planungsansicht verwaltet werden:

Allerdings hat diese App den Nachteil, dass bei der Planung oder Buchung nicht automatisch geprüft wird, welche Zeiten für eine Ressource verfügbar sind. Daher kann es zu Doppelbuchungen kommen, wie hier z.B. für „Team 1“, die ich nur vermeiden kann, wenn ich vor der Buchung aktiv die verfügbaren Zeiten der Ressourcen suche und, falls mehrere Ressourcen notwendig sind, koordiniere.

Wirklich hilfreich wäre doch ein Tool, das mir die Suche nach verfügbaren Zeitfenstern abnimmt und automatisch die Kalender der Beteiligten durchsucht.

Das Microsoft-Tool Bookings tut genau das. Es kann als App in Teams installiert werden…

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…und ist dann team- und kanalübergreifend in Microsoft Teams verfügbar:

Verschiedene Termintypen können eingerichtet werden. Sie können den Diensten einzelne oder mehrere Ressourcen zuweisen sowie die Zeiteinheiten der einzelnen Termintypen hinterlegen:

Das Tool kann auch als Web-App geöffnet und genutzt werden. Hier können Sie zum Beispiel auch bestehende Kunden importieren, die Buchungsseite konfigurieren etc.

Bookings ist kompatibel mit allen Kalendern/Mailprogrammen, die .ics-Dateien unterstützen. Bei einer Buchung werden bei Auswahl eines Termintyps die Kalender der zugewiesenen Ressourcen nach freien Terminen in der angefragten Zeiteinheit durchsucht und können geblockt werden. Ist eine Ressource zu einem gewünschten Termin nicht verfügbar, ist eine Buchung nicht möglich:

Probieren Sie Bookings doch direkt aus, indem Sie hier einen Rückruf von uns buchen 😉!

Natürlich können Sie uns auch über unser Kontaktformular erreichen. Wir erarbeiten mit Ihnen gemeinsam den optimalen Einsatz dieses Reservierungstools.

 
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