LPM Projektmanagement

Schaubild_ProjektProjektverwaltung, Projektablage und Projektraum für die Zusammenarbeit im Team – in einer Lösung integriert. LPM bietet eine benutzerfreundliche und vollständige Projektmanagementlösung nach Prince 2 für Microsoft Office365 und SharePoint.

 

 

Microsoft SharePoint und Office365 bieten umfassende Funktionen für das Dokumentenmanagement und auch zahlreiche Bausteine für die Verwaltung von Listen, Aufgaben oder ToDos. Aus dem Stand reichen die Funktionen für ein unternehmensweites Projektmanagement jedoch nicht aus.

Mit dem Produkt Project Server hat Microsoft eine umfassende Lösung für das Multiprojektmanagement in größeren Organisationen geschaffen. Project Server eignet sich hervorragend für ein strukturiertes Multiprojektmanagement, erfordert aber auch eine durchdachte und nicht unaufwändige Einführung und ist auch von der Kostenseite für mittelständische Organisationen nicht unbedingt günstig.

LPM schließt diese Lücke: ein unternehmensweites Multiprojektmanagement nach Prince 2, mit komfortabler Benutzerführung, das die Dokumentmanagementfunktionalität und die Standardbausteine von SharePoint/Office365 umfassend nutzt und gleichzeitig eine skalierbare Lösung für wachsende Anforderungen an das Projektmanagement bietet.

Prince2

Multi-Projektmanagement

LPM ermöglicht die Verwaltung aller Unternehmensprojekte an einem zentralen Ort über alle Projektphasen von Initiierung, Lenkung, Projektsteuerung und Lieferung bis zum Projektabschluss. Alle für die Projektübersicht und projektübergreifende Auswertungen erforderlichen Verwaltungsinformationen lassen sich über benutzerfreundliche Formulare erfassen und stehen in übersichtlichen und interaktiven Listen zur Verfügung.

Multiprojektmanagement

Benutzeroberfläche im Web-Browser

Für die Benutzerführung und Navigation steht eine komfortable „Kachel-Navigation“ zur Verfügung, so dass alle Hauptaktionen mit einem Klick erreichbar sind und der Anwender zu jedem Zeitpunkt weiß, wo im System er sich befindet.

Benutzeroberfläche LPM

Projekträume

LPM folgt der Prince 2-Methodologie und bietet komfortable Projekträume für die Ablage und gemeinsame Bearbeitung von Projektdokumenten. Bereits beim Initiieren eines Projekts können unternehmensspezifische Dokumentvorlagen oder Protokollvorlagen im Projektraum bereitgestellt werden, und auch Bereiche für Projektphasen können über eine den Benutzern vertraute Ordnerstruktur automatisiert angelegt werden.

Projektraum

Projekt-Dokumentenmanagement

Im Projektraum laden Sie beliebige Projektdokumente zum Beispiel per Drag & Drop hoch und ordnen Sie automatisch dem aktuellen Projekt zu. Hierbei ist auch eine Klassifizierung der Dokumentart für spätere Auswertungen oder automatisierte Workflows möglich. Ebenso erfolgt eine automatische Versionierung der Dokumente, wenn Sie neuere Dokumentversionen hochladen. Auch eine direkte Bearbeitung der Dokumente im Team ist möglich, oder für bestimmte Dokumentarten können Feedback- oder Genehmigungsworkflows eingerichtet werden.

Alle in einem Projektraum abgelegten Dokumente erhalten automatisch die Kennzeichnungen und Kategorisierungen des Gesamtprojekts, so dass zum Beispiel über eine Kostenstellensuche alle relevanten Dokumente ermittelt werden können, die zu einem Projekt mit der entsprechenden Kostenstellenzugehörigkeit abgelegt wurden.

Dokumentenmanagement

Initiieren von Projekten

Über benutzerfreundliche und anpassbare Formulare legen Projektmanager neue Projekte an. Der zugehörige Projektraum wird automatisch mit angelegt.

Projektinitiierung

Lenken eines Projekts

Sie bearbeiten die unterschiedlichen Projektinformationen in übersichtlichen Masken mit Register-Reitern, wie zum Beispiel beim Lenken eines Projekts. Diese Masken lassen sich weitgehend konfigurieren, die Verwaltung auch vieler Projektinformationen bleibt zu jeder Zeit übersichtlich. Je nach Einstellung stehen bestimmte Reiter nur ausgewählten Benutzergruppen zur Verfügung, so dass Sie als Projektleiter beispielsweise Projektbudgets verwalten können, während Mitglieder Ihres Projektteams lediglich die Projektbasisinformationen sehen können.

Projektlenkung2

Projekt-Lieferungen, Arbeitspakete, Risiko- und Qualitätsmanagement

Gemäß Prince 2 werden Projektzuständigkeiten, Projekt-Produkte , Offene Punkte-Listen, Qualitäts- und Risiko-Register über eine zentrale Projektlenkung verwaltet, gleichzeitig lassen sich Qualitätsmaßnahmen oder Projektrisiken auch über mehrere Projekte hinweg auswerten. Auch die historische Entwicklung von Projektrisiken bei sich ändernden Risikobewertungen ist einfach nachvollziehbar.

Projektlenkung

Qualitätsregister

Zu liefernde Projekt-Produkte oder Arbeitspakete können im Browser oder direkt in Microsoft Project bearbeitet werden, um Abhängigkeiten zu verwalten, Projekt-Zeitpläne zu erstellen oder Gantt-Diagramme zu erstellen.

Zeitplan und Projektdokumente

Projektzeitpläne, wie grundsätzlich alle Projektdokumente, können automatisch versioniert werden, und eine gleichzeitige Bearbeitung von Projekt-Dokumenten im Team ist ebenfalls möglich.

Projektdokumente

Projektteams und Projektmitarbeiter

Für die Verwaltung von Projektteams und Projektmitarbeitern steht ein eigenes Modul zur Verfügung, das direkt die in Microsoft SharePoint integrierte Benutzer- und Rollenverwaltung nutzt. D.h. Benutzer- und Rolleninformationen werden an einer zentralen Stelle in SharePoint abgelegt, und Mitarbeiter können per Single Sign On ohne zusätzliche Anmeldeinformationen mit dem System arbeiten.

Projektmitarbeiter

Projekt-Zeiterfassung

Im Lieferumfang enthalten ist auch eine vollständige Projektzeiterfassung, über die Projektmitarbeiter ihre Aufwendungen leicht Projekten zuordnen können. Die Zeiterfassung unterstützt auch die Freigabe von Aufwendungen zum Beispiel für eine Fakturierung an Kunden sowie die Erstellung von Leistungsnachweisen.

Zeiterfassung

Projekt-Reporting

Alle Auswertungen können in Form einer Excel- oder Access-Abfrage auch außerhalb des Systems weiter analysiert oder an Dritte weitergegeben werden.

Für Übersichten, Auswertungen und Reports stehen dynamische Listenansichten zur Verfügung, die sich ähnlich wie in Microsoft Excel sortieren, filtern oder gruppieren lassen.

Volltext-Recherchen

Mit Hilfe der automatischen Volltextindizierung steht Ihnen eine Suchfunktion zur Verfügung, um nicht nur nach bestimmten Informationen aus der Projektverwaltung zu suchen, sondern auch um Informationen aus Projektdokumenten transparent zu machen. So ist ein Dokumentenmanagement mit Volltextsuchfunktion im Standard bereits integriert. Mit der erweiterten Suchfunktion ist ein gezieltes Suchen nach erfassten Projektkategorisierungen möglich.

Projektsuche

Projekt-Workflows

Über konfigurierbare Workflows können Sie einzelne Strukturobjekte automatisiert durch einen definierten Informationsverarbeitungsprozess leiten. Im einfachsten Fall ist dies ein Feedback- oder Genehmigungsworkflow, zum Beispiel für ein Projekt als Ganzes, für einzelne Projektaufgaben, für Projektkosten oder auch für Projektdokumente. Reine Informationsworkflows konfigurieren Sie komfortabel über automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen.

Schnittstellen zu Drittsystemen

In aller Regel werden Stammdaten (z.B. die Mitarbeiter-Daten) in einem zentralen Verzeichnis verwaltet oder Kosteninformationen in einem bereits vorhandenen ERP-System geführt. Abhängig von bereits vorhandenen Unternehmenssystemen muss entschieden werden, welche Informationen LPM aus einem anderen „führenden“ System bereitgestellt werden. Alternativ kann LPM als Quelle für führende Informationen dienen und zum Beispiel geplante Projektkosten einem ERP-System zur Verfügung stellen. Die hier möglichen Kombinationen sind in aller Regel nicht unmittelbar konfigurierbar. Jedoch ist eine Integration mit vorhandenen Systemen in der Regel ohne großen Aufwand möglich, da die Produktplattform Microsoft SharePoint fertig vorbereitete Webservices und Datenschnittstellen anbietet, um Daten an andere Systeme weiter zu geben oder auch Daten aus Drittsystemen zu verarbeiten.

Eine direkte Weiterverarbeitung von Projektmanagement-Informationen in den Microsoft Office-Produkten (Excel, Access, Outlook, Word) ist bereits im Standard ohne Anpassungen möglich.

Anpassungen und Integration mit anderen Unternehmensanwendungen/SAP

Im Standard deckt LPM alle Anforderungen an ein Projektmanagement nach Prince 2 ab. Anpassungen und Ergänzungen sind – für die spezifischen Anforderungen in Ihrer Organisation – einfach konfigurierbar. Die Lösung ist vollständig in den Microsoft SharePoint-Standard eingebettet, so dass alle Anpassungen an der SharePoint-Benutzeroberfläche unterstützt werden. Dies kann die Umstellung des LPM-Portals auf ein bestimmtes Corporate Design oder auch die Bezeichnung einzelner Felder in der Projektliste sein. Sie können beispielsweise die verwendeten Begriffe an die in Ihrem Unternehmen gebräuchlichen Bezeichnungen anpassen und zum Beispiel die Prince 2-„Produkte“ als „Arbeitspakete“ bezeichnen.

Darüber hinaus können sämtliche Formulare per Konfigurator angepasst werden, so dass die in den jeweiligen Projektphasen angezeigten oder auszufüllenden Felder einfach auf die Anforderungen Ihrer Projektorganisation angepasst werden können. Die Übernahme von Daten aus Drittsystemen, zum Beispiel Kunden- oder Lieferantenstammdaten oder auch zuzuordnende Kostenstellen, ist leicht über ein Datenkonnektor-Modul möglich.

Alle gewünschten Anpassungen übernehmen wir in Absprache mit unseren Kunden im Rahmen eines Customizing-Projekts.

Zusammenfassung

In der Kombination stellen Microsoft SharePoint als Universalplattform und das Locatech Projektmanagement LPM alle Funktionen zur Verfügung, die für ein erweitertes Multi-Projektmanagement benötigt werden. Im Standard nicht verfügbare Funktionen lassen sich per Konfiguration hinzufügen, ebenso lassen sich nicht benötigte Bereiche ausblenden. Auch eine Einbindung in eine bestehende Infrastruktur mit weiteren internen Systemen ist einfach möglich.

Daher stellt LPM nicht nur eine sehr gute Alternative zu einem „Projektmanagement by Excel“ dar, sondern kann auch mit komplexeren Projektmanagementlösungen mithalten. Mit LPM erhalten Sie einen Funktionsumfang ähnlich zu Microsoft Project Server, aber der Einführungsprozess gestaltet sich einfacher, und Anpassungen an individuelle Anforderungen Ihrer Organisation lassen sich in aller Regel leicht umsetzen.

Kontakt und weitere Schritte

Bitte setzen Sie sich mit uns in Verbindung, um das Produkt kennen zu lernen und zu testen. Wir freuen uns auf den persönlichen Kontakt und stellen Ihnen das Produkt vor, gerne mit einer Kalkulation von Einführungskosten.

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