Digitalisierung im Handwerk mit Office365 – auch für kleine Unternehmen

Digitalisierung im Handwerk mit Office365 – auch für kleine Unternehmen

„Digitalisierung ist das Thema der Zukunft“ – sicher haben Sie diese Aussage oder Schlagwörter wie „Industrie 4.0“ schon so oder ähnlich gehört und sich dabei gefragt, was das für Sie und Ihren Betrieb überhaupt bedeutet. Nun, bei genauerem Hinsehen ist die Sache nicht ganz so kompliziert, wie sie auf den ersten Blick erscheinen mag.

Zunächst einmal muss nämlich gesagt werden, dass es „die Digitalisierung“ nicht gibt, sondern der Grad der Digitalisierung passgenau auf die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens angepasst werden kann. Eine IT-gestützte Optimierung Ihrer Arbeit kann auch zunächst in einem Teilbereich, z.B. der Auftragsverwaltung oder der Urlaubsplanung, realisiert werden, ohne sofort den ganzen Betrieb „auf links zu ziehen“.

 

Beispiel Auftragsverwaltung, Smartphones und Bildverarbeitung

Beim ersten Besuch beim Kunden macht der Handwerker mit seinem Smartphone Fotos von der geplanten Bau- oder Reparaturmaßnahme. Diese werden mit Kundenname und Datum gespeichert und sofort in eine betriebseigene Cloud hochgeladen. Dort kann automatisch ein Projekt in Form eines Ordners für diesen Auftrag angelegt werden, in dem alle auftragsbezogenen Daten und Dokumente gesammelt werden. Alle Mitarbeiter mit entsprechenden Berechtigungen können jederzeit auf die Projektdaten zugreifen und diese ändern oder ergänzen, vom PC oder Laptop aus oder auch mobil vom Smartphone. (Es können auch reine Leseberechtigungen vergeben werden.) Auch eingehende Rechnungen von Lieferanten können auftragsbezogen verwaltet werden. Eine Beschreibung, wie dabei automatisierte Arbeitsschritte angestoßen werden können, lesen Sie hier.

 

Dartellung der Projektdokumente, Bilder etc. in der Office365-Cloud

 

Beispiel Urlaubsplanung

In einem im Internet auf SharePoint Online verfügbaren Formular füllt ein Mitarbeiter einen Urlaubsantrag aus. Die Person, die diesen Antrag genehmigen muss, ist bereits in einem Pflichtfeld eingetragen und wird automatisch per Mail über den Antrag informiert. Aus der Mail heraus kann sie den Antrag genehmigen oder ablehnen, und der Mitarbeiter wird, ebenfalls per Mail, in Kenntnis gesetzt.

                          

Für die hier beschriebenen Verbesserungen in den Arbeitsabläufen müssen Sie keine großen Investitionen in Hardware oder Software vornehmen. Mit Office 365 und SharePoint Online sind Sie bestens aufgestellt, und durch die Möglichkeit, Lizenzen zu einem festen Preis pro Benutzer und Monat zu mieten, lassen sich die anfallenden Kosten gut skalieren.

Wir beraten Sie gern, wie Sie die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen angehen können, und nehmen uns die Zeit, Sie und Ihren Betrieb kennen zu lernen, um gemeinsam mit Ihnen zu entscheiden, was Sie brauchen und welche Schritte in Angriff genommen werden sollen.

Vielen Dank für Ihre Mitteilung! Gerne setzen wie uns mit Ihnen in Verbindung.
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